Dansclub Uiltje vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens.
Dansclub Uiltje vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval :

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens; 
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is; 
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze contactgegevens.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens ?

Je persoonsgegevens worden door Dansclub Uiltje vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Dansclub Uiltje vzw: lidmaatschap, betaling en verzekering, aansluiten van leden bij verzekeringsmaatschappij (uitvoering overeenkomst = contractuele grond)
  • Het versturen van nieuwsbrieven, verjaardagskaarten, uitnodigingen, informatie en opvolging van aanwezigheid tijdens de lessen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  • Het organiseren van de activiteit waarvoor je je inschreef. Hieronder vallen de opvolging van de inschrijving, de administratie, facturatie, verzekering en communicatie met jou rond de activiteit (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang). 
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding;
    • clubadministratie (gerechtvaardigd belang);
    • sportieve administratie in het kader van stages, kampen, projecten… (uitvoering overeenkomst);
  • Het organiseren van niet-sport gerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst).
  • • Promotie, PR en communicatie waaronder;
    • het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang); 
    • het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming); 
    • het beheren van de clubwebsite, ondersteund met foto’s (gerechtvaardigd belang

Welke gegevens verwerken we ?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken :

  • Identificatiegegevens : voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mail, status lidmaatschap
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, -plaats en –nationaliteit
  • Beeldmateriaal: sfeerbeelden aan de hand van (digitale) foto’s en video’s
  • Diploma’s : voor lesgevers
  • IP-adres (zie verderop §Cookies)

Hoe verkrijgen wij jouw gegevens ?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).

Wie verwerkt deze gegevens ?

De gegevens worden verwerkt door de bestuursleden en leraars van de vereniging.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor de verzekering van onze leden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Deze toestemming blijft geldig tot het lid meerderjarig is of mits uitdrukkelijke vraag tot gegevenswissing (verwijdering) indien het lid geen activiteiten meer uitoefent bij de vereniging.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over minderjarige websitebezoekers, tenzij ze toestemming hebben van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker meerderjarig is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via de hogervermelde contactgegevens, dan verwijderen wij deze informatie.

Bewaartermijn

Dansclub Uiltje vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Dansclub Uiltje vzw verbindt zich ertoe de gegevens bij te houden:

  • boekhouding : 7 jaar na de activiteit in de boekhouding;
  • nieuwsbrief : persoonsgegevens worden gebruikt en bewaard tot intrekking van de toestemming van de betrokkene;
  • andere : levenslang (voor reünies en jubileums) of mits uitdrukkelijke vraag om gegevenswissing indien geen activiteit meer bij de vereniging

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking :

  • Alle personen die namens Dansclub Uiltje vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. 
  • We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen, en stellen bij indien nodig. 
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (je kan je steeds uitschrijven op onze nieuwsbrieven).
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarom vragen om je te identificeren.
Dansclub Uiltje vzw neemt geen op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Via de hogervermelde contactgegevens kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Cookies

Om de werking van onze website te verbeteren maken wij gebruik van enkele cookies. Cookies zijn kleine stukjes tekst die worden opgeslagen op je computer door je browser en die je browser kan meedelen aan onze website telkens je ze bezoekt. De cookies op onze website bevatten nooit persoonlijke informatie en kunnen op geen enkele manier kwaad berokkenen aan je computer.
Voor het bijhouden van de gebruikersstatistieken van onze website gaan wij Google Analytics gebruiken.
Hiervoor moet Google een aantal tracking cookies laden telkens je onze website bezoekt. Deze cookies laten ons toe na te gaan hoeveel verschillende mensen onze website bezoeken en geven ons geanonimiseerde informatie die helpt om jou de beste ervaring te garanderen. Zo vertellen ze ons bijvoorbeeld welke browsers onze website-bezoekers gebruiken en wat de resolutie van hun scherm is. Deze cookies bevatten geen persoonlijke informatie waarmee wij kunnen achterhalen wat jij specifiek gebruikt, enkel algemene statistieken over alle bezoekers van onze website. Indien je wilt weten wat Google zelf zoal met deze data doet kan je terecht op hun website

Hosting

De hosting van de website van de vereniging wordt uitgevoerd door Easyhost : https://www.easyhost.be/nl/
Gelieve de privacyverklaring van dit webhostingbedrijf eveneens te raadplegen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Wijziging privacyverklaring

Dansclub Uiltje vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen in onze gegevensverwerking kunnen hiertoe aanleiding geven. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Opgesteld op 17 mei 2018. Aangepast op 21 mei 2019.